觀點/從記者的角度,談「何謂優質的產品發表會?」(上)


做為一個科技線記者,各家廠商舉辦的產品發表會是最常接觸到的活動類型之一。

筆者雖不資深,但也總算入行幾年、跑過不少國內外的場子,其中有許多不錯的回憶,也有一些光是想到就令人毛骨悚然。究竟,對一名記者來說,什麼樣的產品發表會能夠被稱為「優質」?辦活動,筆者絕對是外行,但希望能從記者需求的角度,提供一些真心話的看法給各位參考。這篇文章「絕對沒辦法」讓你辦出一場完美的發表會,但至少可以讓現場的記者「覺得被愛」。

當然,筆者可以理解許多弔詭的決定可能來自於客戶(或主管)的莫名堅持,或是其他不為外人道的因素。總之,大家都辛苦了。

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對記者來說,「效率」就是一切

辦活動之前,先思考這場活動要辦給誰看?是長官、合作夥伴、還是記者(消費者)?

如果主要是辦給記者參加,無非是希望藉由媒體的傳播力,讓產品資訊快速且有效地散佈給更多的消費者。然而,記者的工作通常都與時間賽跑,在一場產品發表會的有限的時間內必須完成取材與製作。緊湊的壓力下,只要能讓他們有效率地取得需要的畫面以及資訊,讓他們順利地在時限內完成媒體主管交辦的需求,基本至少就 85 分起跳。

「效率」對於記者來說,是一場產品發表會及格與否最重要的指標

當你確保了記者的工作效率,他們的情緒就不會有負面的起伏。記者的工作情緒穩定,不僅會讓活動現場的氣氛更融洽、進行更順利,也可能會影響後續所產出內容的品質。

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記者的工作講究效率,分秒必爭。因為一場活動延誤了,可能影響到下一場活動不說,甚至還有可能開天窗、漏新聞。

提高「效率」,從邀請函與 follow call 開始

在記者們的眼中,什麼樣的產品發表會對記者來說是有效率的呢?這得先從「記者的需求」談起。但在這之前,先用一封優質的邀請函來創造美好的第一印象吧!就像婚宴會有喜帖,產品發表會通常也有邀請函。當然,邀請函內重要的基本資訊必須清楚,像是:

  • 活動主旨是什麼?
  • 時間 / 地點為何?
  • 有誰會出席?
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一份理想的邀請函,簡單扼要,並以文字檔寄出即可,不需要輸出為圖檔。如果廠商要求必須有精美圖檔,建議另外附上一份文字版,或是將重點訊息於信件中註明。如果能附上活動流程,對於攝影來說會更加貼心。

建議邀請函 Email 的標題請務必包含「品牌名稱」與「邀請函」2 組關鍵字,這樣之後在信箱撈信的時候會簡單許多。另外,給記者的邀請函,無須華麗的排版與詞藻堆砌,也「不必」輸出為圖檔,以便記者們快速且有效率地將您的活動資訊快速複製並加入到他們的行事曆中,而不必看圖 key in。切記,「沒有」任何一位記者,會因為邀請函「看起來很好看」,就決定出席活動,活動的內容永遠是記者們的優先且唯一的考量。

如果一場活動被判斷為次要 / 不出席,邀請函又是附圖,記者可能當下會直接選擇不將行程加入行事曆,直接判活動死刑;反過來說,如果邀請函是文字檔,即便活動當下被判斷為次要,但記者還是可能會順手加入排程,雖然最終不一定會出席,但至少還有一線生機,如果剛好缺稿就有去的機會。

寄完邀請函,承辦單位通常會打 follow call 來追蹤記者是否收到信件,並確認其出席意願。follow call 的部分,筆者想要提供 2 點建議:

  • 確認記者方不方便講電話
  • 任何時候,長話短說
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記者的工作很多時候不方便接電話,當表明無法接聽時,請稍候再打。如果在響鈴中直接被掛斷或未接,也不要嘗試重複撥打。

無論是活動中、會議中,或是單純在忙,記者很多時候都不方便講電話。多數的承辦單位打 follow call 時,開頭也都會詢問是否方便講話。但某些人在聽到回覆「不方便接聽」後,還是繼續講下去,這就容易引起不悅。如果在響鈴中直接掛斷來電,或是響鈴許久未接,通常就代表當下狀況不允許通話,請傳訊息詢問,或是過一段時間再打,請勿奪命連環 call。

但就算記者表示有空接電話,也不代表他真的完全沒事。所以,盡量避免 follow call 中長篇大論地細描述產品有多棒、或活動有多精彩,這些應該是要寫在邀請函內的東西,記者通常只會透過邀請函決定是否到場。如果真的有不清楚的地方,記者多半會主動提問。所以,一通舒適的 follow call,長話短說即可,節省大家的時間。

產品發表會中,記者的需求為何?

無論是哪種型態的媒體、哪個路線的記者,通常在產品發表會中,最在乎 3 個要件:

  • 準時
  • 訊息
  • 畫面

前面說過,記者是個和時間賽跑的工作,因此活動是否準時、節奏是否冗長,都有影響接下來的行程。我了解天有不測風雲,有時候活動難免因為各種不可抗力而沒辦法準時開始,這時候就必須準備應變方案。例如,有些活動一開始並不會放出產品,希望記者在發表會後再進行拍攝,但當活動 delay,或許就有必要思考是否該將產品先拿出來,而不是放任媒體眼巴巴的看著時間一分一秒過去,卻無法做任何事情,這樣再好脾氣的記者都會抓狂;尤其對於電視台來說,新聞開天窗是非常嚴重的事情。

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活動最好準時,如果因故無法準時,就必須思考如何顧及記者的時效需求,做出合適的應對。

至於「訊息」可能包括新聞稿、原廠說法等一切可形諸於文字並用於報導中的內容。而「畫面」不必多說,好的畫面能幫助消費者更快了解產品,並留下好的印象;即便是產業線記者,他們關心的或許並非產品本身,但多少也會需要幾張廠商長官或新產品的照片作為配圖。

該如何提供記者有用的「訊息」?又該如何協助記者取得好的「畫面」?我們將在《從記者的角度,談「何謂優質的產品發表會?」(下)》中進一步說明。


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2 Comments

  1. William

    好文

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